所属・事務所ガイド
相談記録に何を残す？次の担当者に伝わるサポートメモ
担当者が変わっても同じ説明を繰り返さずに済むよう、相談記録は役立ちます。一方で、会話の全てを無期限に集める必要があるとは限りません。対応に必要な事実と、次の行動を中心にまとめましょう。
更新：2026年9月23日 · 読了目安 3分
事実と担当者の見立てを分ける
「登録画面で先へ進めないと連絡があった」は事実、「操作に慣れていないようだ」は見立てです。推測を事実として残すと、次の担当者の判断に影響します。確認した画面や時点など、対応に必要な具体情報を優先します。
実施した対応と未解決点を書く
どの案内を送り、どこまで確認できたかを短く記録します。「対応済み」だけでは、何が解決したか分かりません。次に誰が何を確認するかまで書くと、引き継ぎやすくなります。本人が解決を確認していない場合も、その状態を区別します。
不要な個人情報を複製しない
身分証などの資料が別の管理先にある場合、相談メモへ何度も添付し直す必要があるかを考えます。閲覧権限や保存期間は、扱う情報と目的に合わせて定めます。詳細な個人情報を一般の企画メモと一緒に置かないようにします。
記録の扱いを定期的に見直す
保存が必要な記録と、役目を終えた作業メモを分けて整理します。削除時期は契約上・法令上の義務なども確認して決め、単に一律一か月とはしません。記録を集める量より、必要な人が正しく使える状態を重視しましょう。
関連する一次情報：個人情報保護委員会・通則編。確認日：2026年9月23日。